Mailarchivierung leicht gemacht: Sichere und gesetzeskonforme Archivierung mit Cloud-Lösungen

Warum E-Mail-Archivierung so wichtig ist

E-Mails sind längst mehr als nur Nachrichten – sie dokumentieren geschäftliche Abläufe, Verträge und Kommunikation mit Kunden und Partnern. Ohne eine verlässliche Archivierung können wichtige Informationen verloren gehen, etwa durch versehentliches Löschen, Serverausfälle oder technische Defekte. Eine professionelle E-Mail-Archivierung schützt Ihr Unternehmen vor solchen Risiken.

Darüber hinaus trägt eine strukturierte Archivierung zur Effizienz bei: Mitarbeiter finden wichtige Nachrichten und Anhänge schneller wieder,
Postfächer bleiben schlank, und die IT wird entlastet.

In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails im Rahmen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) sowie weiterer steuerlicher Vorschriften revisionssicher aufzubewahren. Das bedeutet, dass die E-Mails unveränderbar, vollständig und jederzeit abrufbar archiviert werden müssen.

Auch wenn sich die genauen Anforderungen je nach Branche und Unternehmensgröße unterscheiden können, gilt grundsätzlich:
E-Mails mit steuerlich oder rechtlich relevantem Inhalt dürfen nicht einfach gelöscht werden.
Eine automatisierte E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass diese Pflichten eingehalten werden – ohne manuellen Aufwand.

Im Vergleich zu lokal installierten Systemen bietet eine Cloud-basierte Mailarchivierung entscheidende Vorteile.
Unternehmen sparen Hardware, Wartung und Backups – und gewinnen gleichzeitig Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit.

• Kein eigener Server nötig: Keine Anschaffung, kein Patchen, keine Migrationen.
• Automatische Sicherungen & hohe Verfügbarkeit: Der Cloudbetrieb umfasst gesicherte, redundant gespeicherte Archive – ohne zusätzliches Backup-Projekt auf Ihrer Seite.
• Kalkulierbare Kosten: Einfaches, monatliches Abo pro Nutzer statt hoher Einmal-Kosten für Server, Lizenzen und Wartung.
• Schnelle Suche: Volltextsuche über alle Postfächer (inkl. Anhänge) – in Sekunden die gesuchte Mail finden.
• Speicher am Mailserver entlasten: Ältere Mails sicher archivieren, Postfächer verschlanken, Performance verbessern.
• Skalierbar in Minuten: Nutzer hinzufügen oder entfernen – ohne Kapazitätsplanung oder Downtime.
• DSGVO-konforme Umsetzung: Verarbeitung in EU-Rechenzentren, Auftragsverarbeitung (AV-V) und Rollen-/Rechtekonzept.
• Sicherheit by Design: Transport- und ruhende Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffe und umfassende Protokollierung.
• Komfort für Anwender: Zugriff via Outlook-Add-in oder Web – auch wenn das Postfach selbst aufgeräumt ist.
• IT-Entlastung: Keine Pflege von PST-Dateien, weniger Supportfälle, klare Aufbewahrungsregeln.

Für unsere Kunden jeder Größe haben wir eine leistungsstarke und bewährte Lösung auf Basis von MailStore realisiert.
Dafür haben wir entsprechende Rahmenvereinbarungen mit dem Betreiber der Cloudlösung getroffen, um eine sichere, skalierbare und rechtssichere E-Mail-Archivierung anzubieten.

Die Cloud-Variante bietet Ihnen klare Vorteile: Sie sparen Hardware, Pflegeaufwand und komplexe Backups – und gewinnen Komfort, Verfügbarkeit und Planungssicherheit.

Auf Wunsch übernehmen wir nicht nur die Bereitstellung, sondern auch die komplette Einrichtung und Integration Ihrer Mailarchive –
inklusive Verbindung mit Ihrem bestehenden Mailsystem und Nutzerverwaltung.
So ist Ihr Unternehmen in kürzester Zeit archivierungssicher aufgestellt.

Die Inhalte dieses Beitrags dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar.
Für verbindliche rechtliche Einschätzungen sollten Sie sich an eine qualifizierte Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt wenden.
Wir unterstützen Sie jedoch gerne bei der technischen Umsetzung einer rechtskonformen E-Mail-Archivierung.

Als erfahrenes IT-Systemhaus bieten wir Cloud-Mailarchive für Unternehmen jeder Größe an.
Unser Team übernimmt die Einrichtung, Konfiguration und laufende Betreuung – inklusive Anbindung an Exchange, Microsoft 365, Google Workspace oder andere Mailserver.

Sie profitieren von einer zuverlässigen Lösung, die sich nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe integriert.
Zudem bieten wir Ihnen ein transparentes Pauschalangebot für die Einrichtung, damit Sie Ihre Archivierung schnell und kalkulierbar realisieren können.